Elektroniczny obieg dokumentów w przedsiębiorstwie

0
34

Niemal każdy widz amerykańskich filmów, których akcja dzieję się w epoce sprzed internetu, kojarzy popularną scenę, gdy goniec z wózkiem obładowanym dokumentami przemierza kolejne piętra korporacji i roznosi jej pracownikom papierowe listy i dokumenty.

Obecnie większość służbowej korespondencji prowadzona jest za pośrednictwem poczty elektronicznej, jednak całkowite zrezygnowanie z dokumentacji papierowej nie w każdych warunkach może być możliwe. Duży odsetek przedsiębiorców nadal wystawia swoje faktury tylko w formie papierowej, dokumentacja pracownicza (umowy, paski wypłat, wnioski urlopowe) nadal sporządzane są w wersji analogowej, a niektóre dokumenty (np. projekty budowlane) najlepiej ogląda się na dużym wydruku, a nie monitorze komputera.

Na rynku dostępnych jest wiele produktów, które usprawniają obieg i archiwizację papierowych dokumentów w firmie. Do najpopularniejszych zalicza się m.in. szafy archiwizacyjne, regały na segregatory i podręczne podbiurkowe kontenerki. Duże organizacje z wieloma pracownikami dostrzegą zalety również w indywidualnych skrytkach na korespondencję i mobilnych wózkach biurowych na dokumenty, które pomagają w dystrybucji dokumentacji wewnątrz firmy. Katalog wymienionych produktów można znaleźć na stronie sklepu mebledobiura.pl.

Jednakże, mimo szerokiego spektrum różnorodnych rozwiązań usprawniających operowanie dokumentami papierowymi, tego typu tradycyjne procedury administracyjne wydają się marnotrawieniem cennych zasobów. Zwłaszcza, jeśli porówna się współczesny poziom oraz ceny usług i oprogramowania wspierających zarządzanie biznesem. Operowanie dokumentami analogowymi – zwłaszcza w złożonych procesach, w których zaangażowanych jest wiele osób – rodzi ryzyko zagubienia dokumentu lub niedotrzymania wymaganego terminu załatwienia sprawy. Rozwiązaniem na te bolączki są systemy elektronicznego obiegu dokumentacji w firmie.

Najważniejsza cecha systemów elektronicznego obiegu dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów (ang. Workflow) zazwyczaj jest częścią kompleksowego systemu zarządzania informacją przedsiębiorstwa (ang. Enterprise Content Management), w skład którego wchodzi ponadto: moduł zarządzania dokumentami (ang. Document Management System) oraz moduł zarządzania procesami biznesowymi (ang. Business Process Management).

Najważniejszą cechą modułów klasy Workflow jest możliwość wirtualizacji i odwzorowania w formie cyfrowej rzeczywistych procesów funkcjonujących w przedsiębiorstwie. Dla przykładu weźmy schemat obecny w każdej firmie, tj. księgowanie faktur zakupowych. W zależności od stopnia złożoności wewnętrznych struktur, procedura ta składa się z co najmniej kilku etapów: fizyczne przyjęcie dokumentu -> wstępny opis i przyporządkowanie do odpowiedniego działu -> akceptacja właściwego managera -> finalna dekretacja w systemie księgowym -> dokonanie płatności -> archiwizacja.

Dobre systemy klasy Workflow umożliwiają zamodelowanie takiego procesu i przyporządkowanie do każdej czynności odpowiedniego pracownika. Ten z kolei prowadzony jest “za rękę” przez całą procedurę: dostaje powiadomienie o konieczności podjęcia działań oraz przypomnienie, jeśli zbliża się termin jego realizacji. Dokument funkcjonuje jedynie w formie elektronicznej, a wszelkie czynności są zapisywane w pamięci, więc nie dość, że nie ma ryzyka jego zagubienia, to ryzyko przeoczenia ważnego terminu (istotnego zwłaszcza w sprawach księgowych) ograniczone jest niemal do zera.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here