Modele rozliczeń za usługi IT są różne. Często zależą od specyfiki projektu lub polityki konkretnego software house. Warto jednak znać różne formy obecne na rynku i brać je również pod uwagę, podczas rozpatrywania otrzymywanych ofert.
Jakie modele rozliczenia z firmą IT wychodzą dla zamawiającego najkorzystniej?
Fixed Price, Time and Material, Fixed Budget/Scope-Controlled – który model jest najlepszy?
Często bywa, ze na etapie wyceny projektu oczekujemy całościowej wyceny, żeby móc „przygotować budżet”. Nierzadko też wybieramy firmę informatyczną, która nam właśnie taką wycenę zapewnia. W wielu przypadkach modele rozliczane za roboczogodziny poświęcone na realizację projektu (Time and Material) lub budżet projektowy ustalany już w trakcie prac (Fixed Budget/Scope-Controlled), odpadają w przedbiegach. W naszym poczuciu jesteśmy bowiem spokojni, że za oczekiwany przez nas zakres mamy określoną, stałą cenę (Fixed Price), a zawarcie umowy daje nam gwarancję, że się ona nie zmieni.
Jest to jednak tylko pozorne bezpieczeństwo zamawiającego. Nie dlatego, że firma IT chce go oszukać, ale dlatego, że ryzyka i modyfikacje w trakcie trwania projektu, mogą nie zmieścić się w określonym budżecie. Okazuje się bowiem, że aż 95% zamawianych aplikacji webowych, to oprogramowanie na zamówienie – czyli szyte na miarę. Nawet najlepiej napisany brief nie pozwala na ustalenie ceny co do złotówki. Choćby dlatego, że podczas tworzenia wyceny, należy uwzględnić możliwe do wystąpienia ryzyka. Nie znaczy jednak, że one na pewno wystąpią, jednak ich pojawienie się może zwiększyć stawkę i to znacznie. Można co prawda uwzględnić ewentualne ryzyka w wycenie, ale gdy nie wystąpią, klient może poczuć się oszukany.
Wtedy pojawia się poważny problem i dylemat co dalej zrobić?
Fixed Price – model rozliczenia projektu polegający na odgórnym ustaleniu ceny końcowej za realizację projektu. Obejmuje też szczegółowy harmonogram prac oraz ich zakres. Każdy szczegół wpisany jest w ramach umowy i z założenia nie są one później zmieniane. Ten model przy projektach obarczonych wysokim ryzykiem nie jest korzystny dla żadnej ze stron. Firma programistyczna bierze bowiem na siebie pełną odpowiedzialność i ryzyko budżetowe. Tym samym, zwykle ujmuje je w wycenie, co sprawia, że stawka znacznie wzrasta. Jeśli jednak źle wyceni projekt, a po drodze realizacji projektu wystąpią nieoczekiwane okoliczności, aby uniknąć finansowych strat może to skutkować niższej jakości oprogramowaniem. Również ewentualne modyfikacje już w trakcie trwania projektu mogą być utrudnione, a nawet powodować spory pomiędzy klientem i wykonawcą. Potencjalnym lekarstwem dla zagrożeń wynikających z modelu Fixed Price przy dużych projektach, jest możliwość wprowadzenia tzw. budżetu na zmiany. Nie zawsze jednak okazuje się on być wystarczający. Choć FP sam w sobie nie jest modelem zupełnie nieużytecznym, to należy rozważyć, czy sprawdzi się właśnie przy projekcie, który planujemy.
Time and Material – ten model zakłada rozliczenie za faktycznie przepracowane przez firmę IT godziny i budzi najwięcej wątpliwości wśród potencjalnych klientów. Czy słusznie? Obawy wynikają najczęściej z braku zaufania, że softwarehouse zawyży liczbę godzin, które powinny znaleźć się w rozliczeniu końcowym. Wbrew pozorom ten model ma jednak więcej korzyści, nie tylko dla wykonawcy. Time and Material daje m.in. możliwość modyfikowania projektu w trakcie, a co za tym idzie – udoskonalania go poprzez czerpanie z opinii zespołu projektowego, a także biorąc pod uwagę ewentualne poprawki klienta. Żeby jednak mieć pewność, że wdrożenie w tym modelu będzie efektywne, warto nawiązać współpracę z doświadczonym dostawcą oprogramowania, który realizował już wcześniej projekty podobne do naszego.
Fixed Budget/Scope-Controlled – model rozliczenia realatywnie młody w stosunku do dwóch poprzednich. Spotyka się jednak z coraz częstszym zastosowaniem i sympatią tak firm IT, jak i klientów. Zakłada bowiem pewnego rodzaju hybrydę pomiędzy Fixed Price i Time and Material. To metoda zakładajaca poznanie struktury i kultury biznesu klienta, w celu wykonania jak najlepszej wyceny projektu. Jednocześnie, obejmuje pełną odpowiedzialność za budżet. Zarówno maksymalne i minimalne koszty całościowe, jak i harmonogram prac, ustalane są wspólnie z klientem. Model daje też możliwość wprowadzania zmian w trakcie realizacji projektu, bez uszczerbku dla harmonogramu prac. Wdrożone są także elementy zwinnych metodyk zarządzania projektem, których elementem są regularne spotkania z klientem i omawiania poszczególnych etapów realizacji.
Nie ma jednej odpowiedzi na pytanie „który model rozliczenia z software house jest najbardziej odpowiedni?”. Żaden z nich nie jest bowiem uniwersalny. Z całą pewnością jednak, doświadczona Firma IT zawsze zarekomenduje taki model rozliczenia, który nie tylko będzie korzystny finansowo dla obu stron, ale przede wszystkim odpowiednio dopasowany do charakteru wycenianego projektu.